ระบบจัดการเอกสาร หรือ DMS เป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทสำคัญสำหรับการทำธุรกิจยุคใหม่เนื่องจากช่วยทำให้ธุรกิจสามารถจัดการกับเอกสารได้อย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์การทำธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องการความสะดวก และรวดเร็ว ตั้งแต่การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล การทำดัชนีของเอกสาร การค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากเอกสาร ไปจนถึงการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และลดปัญหาเอกสารสูญหายได้เป็นอย่างดี

          นอกจากนั้นธุรกิจยังสามารถนำระบบ DMS หรือ Document management system ไปต่อยอดการใช้งานอื่นๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นระบบการค้นหาข้อมูลภายในองค์กร และ Chatbot เพื่อใช้นการตอบคำถามพนักงาน และลูกค้าได้แบบอัตโนมัติ ในบทความนี้เราจะพามาทำความรู้กับระบบ DMS หรือระบบจัดการเอกสารกันให้มากยิ่งขึ้น เพื่อให้ธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้กับขั้นตอนการทำงานได้ดีมากยิ่งขึ้น

10 เหตุผลทำไมระบบ DMS จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจอย่างมาก

DMS หรือเรียกอีกอย่างว่าระบบการจัดการเอกสาร เป็นเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์สมัยใหม่ที่ถูกนำมาปรับใช้ในแวดวงธุรกิจอย่างแพร่หลายเพื่อการเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานทางธุรกิจที่ครอบคลุมทุกกระบวนการการจัดการ การดำเนินงาน สร้างเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจ และอื่นๆ ภายในองค์กรในรูปแบบดิจิทัล มีประสิทธิภาพในการขับเคลื่อนธุรกิจที่หลากหลาย เช่น การจัดทำเอกสาร สร้างสืบค้นเอกสาร การดำเนินเวิร์กโฟลว์ และอื่นๆ อีกมากมาย ด้วยศักยภาพอันหลากหลาย ทำให้ระบบ DMS มีความโดดเด่นในเรื่องประสิทธิภาพการจัดการเอกสารสำหรับองค์กรทุกขนาด มีการใช้งานที่เป็นเอกลักษณ์ พร้อมอรรถประโยชน์สำหรับการดำเนินธุรกิจอันมหาศาล

1. ย่นระยะเวลาการดำเนินงาน

ทุกนาทีมาค่าเสมอสำหรับภาคธุรกิจ การดำเนินงานที่ใช้ระยะเวลานานอาจส่งผลให้สูญเสียผลประโยชน์ทางธุรกิจอย่างลีกเลี่ยงไม่ได้ เทคโนโลยี DMS จึงเข้ามาช่วยให้การดำเนินงานเอกสารจำนวนมหาศาลรวดเร็วและสะดวกสะบายมากขึ้น สามารถดำเนินงานที่มีความซับซ้อนของกระบวนการอย่างเจาะลึกด้วยระบบดิจิทัลในระยะเวาอันสั้น ซึ่งแตกต่างจากการดำเนินงานรูปแบบดั้งเดิมที่ใช้ระยะเวลานานกว่า ลดกระบวนการที่ซ้ำซ้อนเพื่อมุ่งเน้นกระบวนการหลักที่สำคัญ ประหยัดเวลา ด้วยระบบอัตโนมัติที่ช่วยให้องค์กรตั้งเป้าหมายไปที่งานธุรกิจที่มีความสำคัญสูงสุด เพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผล เก็บรวบรวม วิเคราะห์ และรายงานผลข้อมูลแผนภาพ กำหนดชุดข้อมูลที่สำคัญต่อธุรกิจอย่างรวดเร็ว แสดงผลบนหน้าหลักการใช้งานได้้ทันทีเพื่อความสะดวก ฉับไว ง่ายต่อการเรียกดูข้อมูลเชิงวิเคราะห์แบบเรียลไทม์สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากในระยะเวลาที่เร่งด่วน

2. ทำงานเร็ว แรง ผ่านเว็บเบราว์เซอร์

โซลูชั่น DMS สามารถใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ได้โดยตรง ทุกที่ ทุกเวลาทันที พร้อมการเชื่อมต่อเข้าถึงการใช้งานภายในระบบความเร็วสูง ไร้รอยต่อ และสะดวกมากขึ้นด้วยเทคโนโลยีการลงชื่อเข้าใช้ระบบเพียงครั้งเดียว (SSO) ที่คุณสามารถเข้าถึงทุกฟังก์ชันการใช้งานที่มีอยู่ในระบบ DMS ได้ทุกระบบปฏิบัติการ เช่น iOS, Android, Windows, macOS, และ Linux เป็นต้น เข้าถึงหน้าการเรียกดูเอกสารและการจัดการระบบอย่างรวดเร็วในพริบตา โหลดข้อมูลฉับไว

3. ระบบ Search Engine ประสิทธิภาพสูง

ยิ่งองค์กรของคุณมีเอกสารมากเท่าไร การสืบค้นเอกสารก็ยิ่งยากมากขึ้นเท่านั้น ระบบ DMS จึงเข้ามาช่วยให้การสืบค้นง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกจัดเก็บบนระบบ DMS สามารถนำมาสืบค้นข้อมูลตาม ชื่อ วันที่ คำธิบาย และอื่นๆ อีกมากมาย กำหนดการสืบค้นขั้นสูงด้วย Regular Expression เพื่อจัดขอบเขตการสืบค้นข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดภายในระบบอย่างทรงพลัง บันทึกการสืบค้นเอกสารเพื่อการเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดอย่างรวดเร็วและจัดทำเป็นทางลัดดในคลังจัดเก็บเอกสารทันที นำออกตารางข้อมูลรูปแบบพิเศษของเอกสาร แสดงการสืบค้นแบบย่อสำหรับเรียกดูเอกสารที่เกี่ยวข้องล่าสุด

4. ระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสูงระดับองค์กร

ความปลอดภัยของทางการดำเนินธุรกิจเป็นปัจจัยที่สำคัญอันดับต้นๆ โซลูชั่นระบบการจัดการเอกสารจึงมีถูกออกแบบมาเพื่อตอบสนองการยกระดับความปลอดภัยสำหรับการดำเนินงานทุกระดับให้กับองค์กรของคุณอย่างมั่นใจ ปกป้องเอกสารและงานธุรกิจทั้งหมดด้วยระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสูง เข้ารหัสเอกสารสำคัญส่วนบุคคลสำหรับการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่มีตำแหน่งชั้นสูง ทำงานภายนอกระบบระหว่างแผนกหรือองค์กรอย่างปลอดภัยด้วยการกำหนดลายน้ำบนเอกสาร กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงการทำงานและข้อมูลระดับสูงได้หลากหลาระดับ เช่น ระดับผู้จัดการ ผู้ประสานงาน และผู้ใช้ทั่วไป เป็นต้น เพื่อป้องกันการโจรกรรมข้อมูลที่สำคัญทางธุรกิจ อีกทั้งยังสามารถบูรณาการร่วมกับโปรแกรมป้องกันไวรัสชั้นนำเพื่อยกระดับความปลอดภัยให้เข้มงวดมากยิ่งขึ้น

5. ประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันที่หลากหลาย

ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลช่วยให้คุณทำงานร่วมกันภายในทีม แผนก หรือองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น จัดทำเวอร์ชั่นหลัก-รองของเอกสารอัตโนมัติหลังจากเสร็จสิ้นการแก้ไข รายงานสถานะการแก้ไข พร้อมระบุชื่อสมาชิกผู้ที่กำลังแก้ไขงานล่าสุด รองรับการทำงานร่วมกับองค์กรภายนอกระบบผ่านซอฟต์แวร์ชั้นนำและการแจ้งเตือนทุกสถานะการดำเนินงานผ่านอีเมลทันที แบ่งปันเอกสารร่วมกับเพื่อนร่วมงาน ผู้จัดการ หรือลูกค้า เช่นเดียวกับการเล่นแพลตฟอร์ม Social Media

6. ระบบที่ยืดหยุ่น ปรับแต่งได้อิสระ

องค์กรมากมายมีกระบวนการดำเนินธุรกิจและความซับซ้อนที่แตกต่างกัน โดยระบบ DMS สามารถนำมาพัฒนาและต่อยอดให้เหมาะสมกับทุกสภาพแวดล้อมทางธุกิจผ่านเทคโนโลยี Open-Source ที่ช่วยให้นักพัฒนาสามารถสร้างสรรค์ฟังก์ชั่นใหม่ๆ ที่เหนือกว่าการใช้งานทั่วไปตามโมเดลกระบวนการธุรกิจ องค์กรสามารถปรับแต่งการใช้งานได้ทุกรูปแบบเพื่อให้ตรงตามการดำนเนินงานที่สมบูรณ์แบบมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการวางระบบแบบ On-premise, Cloud, หรือ Hybrid เทคโนโลยี DMS ก็สามารถรับรองทุกการปรับแต่งของคุณอย่างมั่นใจ

7. ประมวลผลด้วยระบบปัญญาประดิษฐ์อัตโนมัติ

เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence) มีบทบาทสำคัญในการจัดการกระบวนการเอกสารให้สำเร็จลุล่วงอย่าง่ายดายด้วยกระบวนการอัตโนมัติ (Automation) เช่น เปลี่ยนประเภทเอกสาร การจัดทำชุดข้อมูลเข้าสู่ระบบ แปลงไฟล์เอกสาร และจัดเรียงข้อมูลอัตโนมัติ เป็นต้น เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการระบบ ช่วยเบาแรง จัดทำ QR Code และบาร์โค้ดระหว่างการดำเนินเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ จัดเก็บเอกสารพร้อมดึงข้อมูลสำคัญเข้าสู่โฟลเดอร์จัดเก็บอย่างสมบูรณ์แบบ

8. ลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม

เมื่อกระบวนการดำเนินเอกสารเสร็จสิ้น ลำดับต่อไป คือ การจัดเก็บเอกสารซึ่งมีพื้นที่ที่จำกัด ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้คุณมีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารที่มากขึ้นด้วยระบบการจัดเก็บข้อมูลผ่าน Server แบบ On-premise, Cloud, หรือ Hybrid หมดปัญหาเรื่องพื้นที่การจัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ กำหนดพื้นที่ความจุที่ได้ตามต้องการ จัดเก็บบนคลังส่วนตัวและคลังส่วนรวมร่วมกับองค์กรเพื่อการเข้าถึงข้อมูลที่รวดเร็ว สร้างคลังจัดเก็บข้อมูลสำหรับการดำเนินงานภายในแผนก อัปโหลดเอกสาร รูปภาพไฟล์เสียง และวิดีโอในครั้งเดียว อีกทั้งยังสามารถจัดเก็บและบำรุงรักษาบันทึก พร้อมกำหนดการจัดเก็บข้อมูลถาวรตามระยะเวลาที่กำหนดไว้

9. ส่วนต่อประสานใช้งานง่าย & การเข้าถึงข้อมูลขั้นสูง

อินเทอร์เฟซที่สะอาด สบายตา ช่วยเพิ่มประสบการณ์ที่ดีและประสิทธิภาพในการใช้งานที่สะดวกสบาย ง่ายดายให้กับผู้ใช้มากยิ่งขึ้น โดยส่วนต่อประสาน (GUI) ของระบบ DMS ไม่เพียงแต่จะช่วยให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้นเท่านั้น แต่สามารถเข้าถึงไฟล์เอกสารอย่างง่ายดาย ไร้รอยต่อ ผ่านหลากหลายอุปกรณ์ เช่น สมาร์ตโฟน แล็บท็อป เดสก์ทอปพีซี และแท็ปเล็ต เป็นต้น รองรับการทำงานผ่านซอฟต์แวร์ชั้นนำเพื่อการดำเนินงานต่างองค์กรที่ราบรื่น การโอนย้ายระบบ การแปลงไฟล์ที่หลากหลาย เรียกดูไฟล์เอกสารและมัลติมีเดียพร้อมตัวแก้ไขข้อมูลในหน้าเดียว รวมถึงการจัดการการตั้งค่าขั้นสูงภายในระบบ ควบคุมการเข้าถึงและแก้ไขข้อมูล การเรียกดูเอกสาร และการดำเนินงานอื่นๆ ผ่านผู้ดูแลระบบ

10. ดำเนินเอกสาร & เวิร์กโฟลว์แบบไร้กระดาษที่ทันสมัย

กระบวนการที่ทันสมัย ไม่เพียงแต่จะทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น แต่ยังรวมถึงช่วยลดงบประมาณและการใช้งานทรัพยากรภายในองค์กรด้วยกระบวนการจัดการแบบไร้กระดาษ (Paperless) เช่น การแก้ไขเอกสารออนไลน์ จัดทำเวอร์ชั่นอัตโนมัติ ทำงานร่วมกันภายในเอกสารไฟล์เดียว เป็นต้น อีกทั้งยังรองรับการจัดการไฟล์เอกสารที่หลากหลาย เช่น Word, PowerPoint, Excel, PDF, JPEG, PNG, Tiff และอื่นๆ อีกมากมาย ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์สำหรับดำเนินการอนุมัติงานได้อย่างอิสระ รวดเร็ว ผ่านระบบ DMS โดยตรง พร้อมการออกแบบแผนผังการทำงานของเวิร์กโฟลว์ขั้นสูงตามกระบวนการ BPMN 2.0 (Business Process Modeling Notation)